Ratgeber · Beglaubigte Übersetzungen
Darf ich eine beglaubigte Übersetzung kopieren oder brauche ich weitere Ausfertigungen?
Sie brauchen dieselbe Übersetzung für mehrere Stellen? Klären Sie zuerst, ob eine Kopie genügt oder jede Stelle eine eigene bestätigte Ausfertigung verlangt.
Geprüft am 27.10.2026
Kurz erklärt
Eine einfache Kopie bildet die Übersetzung ab, wird aber dadurch nicht zu einer weiteren unterschriebenen Ausfertigung. Ein Scan ist wiederum eine digitale Abbildung. Ob diese Formen genügen oder eine gesondert bestätigte Kopie nötig ist, bestimmt die jeweilige Anforderung. Zusätzliche Ausfertigungen fragen Sie am besten frühzeitig an.
Vier Begriffe, die Sie unterscheiden sollten
Bei einer einfachen Fotokopie wird die Papierfassung vervielfältigt. Ein Scan speichert eine Abbildung als Datei. Eine amtlich beglaubigte Kopie enthält eine gesonderte Kopiebestätigung durch eine dafür zuständige Stelle. Eine zusätzliche Ausfertigung der Übersetzung wird dagegen vom verantwortlichen Übersetzer für diesen Zweck erstellt.
Fragen Sie den Empfänger nach dem genauen Begriff und dem vollständigen Dokumentensatz. Wenn Originalurkunde und Übersetzung zusammen vorgelegt werden müssen, kann die Kopie nur eines Teils unzureichend sein. Eine Übersetzungsbestätigung ist keine allgemeine Befugnis, amtliche Kopien Ihrer Urkunden anzufertigen.
Mehrere Empfänger von Anfang an planen
Erstellen Sie eine kurze Liste: Welche Stelle benötigt welches Dokument, in welcher Form und bis wann? Manche Vorgänge können nacheinander mit derselben Ausfertigung erledigt werden, andere halten Unterlagen länger zurück. Stimmen Sie solche Abläufe mit den Empfängern ab.
Teilen Sie uns mit, wie viele bestätigte Ausfertigungen Sie benötigen. Weitere Exemplare sind nicht automatisch ohne Zusatzkosten enthalten. Preis, Erstellung und Versand werden für den konkreten Auftrag geklärt; Kopien aus Ihrem Drucker ersetzen diese Vereinbarung nicht.
Wenn die Übersetzung bereits vorliegt
Nennen Sie bei einer Nachbestellung die Auftragsreferenz und schicken Sie bei Bedarf eine Abbildung der vorhandenen Fassung. Beschreiben Sie, ob sich die Vorlage oder die Empfängervorgabe geändert hat. Eine neue Urkunde kann eine andere Leistung als eine weitere Ausfertigung derselben Übersetzung erfordern.
Bewahren Sie die ursprüngliche Ausfertigung unverändert auf. Trennen Sie keine vorhandenen Verbindungen und ergänzen Sie keine eigenen Stempel oder Angaben. Ob eine frühere Fassung erneut ausgefertigt werden kann, hängt von der konkreten Unterlagenlage ab; eine unbegrenzte Aufbewahrung wird dadurch nicht zugesagt.
Ihre nächsten Schritte
Ausgabeanforderung je Empfänger notieren.
Einfache Kopie, Scan und bestätigte Ausfertigung unterscheiden.
Anzahl und Kosten weiterer Exemplare vorher abstimmen.
Für spätere Anfragen Auftragsreferenz und vorhandene Fassung bereithalten.
Weitere Fragen
Kann ich eine beglaubigte Übersetzung selbst kopieren?
Sie können eine Abbildung für Ihre Unterlagen erstellen. Ob sie als Einreichung genügt, muss der Empfänger bestätigen.
Sind weitere Ausfertigungen kostenlos?
Zusätzliche Ausfertigungen und ihre Lieferung müssen gesondert geklärt werden. Eine pauschale kostenlose Nachbestellung ist nicht zugesagt.
Ist eine alte Ausfertigung auch für eine neue Urkunde passend?
Vergleichen Sie zuerst den Ausstellungsstand und Inhalt. Eine neue Vorlage kann neue Übersetzungsarbeit erforderlich machen.
Unterlagen und Anforderungen zusammenstellen
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